Jeśli przedsiębiorca planuje wprowadzić nowy składnik do obrotu i ma wątpliwości co do jego statusu, powinien skontaktować się z odpowiednią instytucją w państwie członkowskim, w którym planuje wprowadzenie produktu na rynek.
W tym przypadku zastosowanie znajduje procedura konsultacji, o której mowa w art. 4 rozporządzenia nr 2015/2283, która ma na celu wyjaśnienie wątpliwości dotyczących statusu danego składnika jako novel food.
Krok 1: Złożenie wniosku o konsultację
Podmiot działający na rynku spożywczym powinien złożyć wniosek o konsultację do odpowiedniego państwa członkowskiego będącego odbiorcą, w którym po raz pierwszy planuje wprowadzić do obrotu nową żywność. W przypadku planowanego wprowadzenia żywności do kilku państw jednocześnie, wniosek należy złożyć tylko w jednym z nich.
Wniosek o konsultację powinien być opracowany zgodnie z przepisami rozporządzenia nr 2018/456.
Wniosek o konsultację należy składać w formie elektronicznej i powinien zawierać on następujące elementy:
- Pismo przewodnie: Sporządzone zgodnie ze wzorem w załączniku I do rozporządzenia nr 2018/456;
- Dokumentacja techniczna: Zawierająca informacje niezbędne do oceny statusu nowej żywności, zgodnie ze wzorem w załączniku II do rozporządzenia nr 2018/456;
- Dokumentacja uzupełniająca: Dodatkowe dokumenty wspierające wniosek.
- Komentarz objaśniający: Wyjaśniający cel i przydatność dostarczonej dokumentacji.
Co istotne, wnioskodawca może złożyć wniosek bez pełnej dokumentacji, jeśli przedstawi uzasadnienie dla brakujących elementów.
Krok 2: Ocena wniosku
Państwo członkowskie będące odbiorcą sprawdza, czy wniosek spełnia wymagania. Jeśli informacje są niewystarczające, państwo zwraca się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Wniosek uznawany jest za nieważny, jeśli dodatkowe informacje nie są dostarczone w wyznaczonym terminie lub są niewystarczające. Decyzja o ważności wniosku jest przekazywana wnioskodawcy, pozostałym państwom członkowskim oraz Komisji.
Krok 3: Wydanie stanowiska
Państwo członkowskie będące odbiorcą ma cztery miesiące od momentu uznania wnioskuna określenie swojego stanowiska w sprawie statusu nowej żywności. Jeśli brakuje informacji, może zażądać dodatkowych danych, z terminem nieprzekraczającym początkowego okresu. Termin ten może być przedłużony o maksymalnie cztery miesiące w uzasadnionych przypadkach. Po wydaniu decyzji, państwo informuje wnioskodawcę, pozostałe państwa członkowskie oraz Komisję.
Po podjęciu decyzji i poinformowaniu wnioskodawcy Komisja publikuje status nowej żywności na stronie internetowej KE (w katalogu novel food).
